Sjálfa finnur betri leiðir til að reka fyrirtæki: minni handavinna, kerfi sem tala saman og verkfæri sniðin að ykkar rekstri. Þú þarft ekki að þekkja tæknina, forritaskil eða gervigreind — segðu okkur bara hvar vinnan tefst.
“Við byrjum á vandamálinu í rekstrinum — ekki á því að selja fyrirfram ákveðna tækni.”
Kerfin tala saman í bakgrunni. Gögn eru sannreynd sjálfkrafa og starfsfólk sinnir aðeins frávikum og þjónustu.
Móttaka pöntunar eða beiðni
Kerfið les erindið, dregur út lykilgögn og sannreynir viðskiptamann.
Yfirferð og verkefnastýring
Birgðir, kjör og verkefnastaða uppfærast sjálfkrafa í réttu kerfi.
Reikningsgerð og bókhald
Reikningsdrög og bókhaldsfærslur stofnast sjálfkrafa við afhendingu.
Sýnidæmi: Hvert fyrirtæki er ólíkt — við kortleggjum þitt ferli áður en lausn er valin.
Prófa þitt ferli →Þekktar áskoranir í rekstri
Þegar fyrirtæki stækka bætast oft við ný kerfi, ný skjöl og nýir vinnuliðir án þess að heildarmyndin sé endurskoðuð. Afleiðingin er sjaldan eitt stórt vandamál — heldur tugir smárra flöskuhálsa í hverri viku.
Hæft starfsfólk eyðir klukkustundum í hverri viku í að afrita tölur, færa gögn á milli glugga, útbúa sömu skýrslurnar og elta uppi stöðu mála.
„Við höfum alltaf gert þetta svona á föstudögum.“
Bókhaldið, sölukerfið, tímaskráningin og vefverslunin lifa hvert í sínum heimi. Starfsfólk þarf að vera brúin á milli kerfanna.
Sömu upplýsingar eru slegnar inn á tveimur eða þremur stöðum.
Mikilvægir rekstrarþættir hanga á viðkvæmum töflureiknum og óskráðri þekkingu fárra lykilstarfsmanna.
Ótti við að breyta skjalinu eða vandræði þegar lykilmanneskja er í fríi.
Greitt er hátt mánaðargjald á hvern starfsmann fyrir stór erlend kerfi þótt fyrirtækið noti aðeins lítinn hluta af möguleikunum.
Hár fastur hugbúnaðarkostnaður en samt vantar einfalda virkni.
Þegar umsvif aukast eykst skrifstofu- og utanumhaldsvinna í sama hlutfalli vegna þess að grunnferlarnir eru enn handvirkir.
Meiri sala þýðir meira álag á skrifstofuna í stað aukinnar framlegðar.
Stjórnendur sjá ekki raunverulega stöðu verkefna, birgða eða framlegðar fyrr en löngu eftir að mánuðinum lýkur.
Ákvarðanir eru teknar út frá gömlum tölum eða tilfinningu.
Þetta gerist í nánast öllum vaxandi fyrirtækjum. Góðu fréttirnar eru þær að oft þarf hvorki að skipta öllu út né ráða fleira fólk til að leysa vandann.
Sjá dæmi um lausnirHvað er hægt að gera?
Flestir stjórnendur vita nákvæmlega hvað tefur vinnuna — en ekki endilega að hægt sé að laga það. Veldu tegund rekstrar og skoðaðu hversdagsleg dæmi um verk sem kerfi geta tekið að sér. Merktu við það sem hljómar kunnuglega.
Veldu tegund rekstrar
Í dag
Reikningar frá birgjum berast sem PDF og einhver slær þá handvirkt inn í bókhaldið.
Gæti orðið
Reikningurinn er lesinn sjálfkrafa, færður sem drög í bókhaldið og bíður aðeins eftir samþykki.
Það sem við þurfum frá þér: Aðgangur að pósthólfinu og bókhaldskerfinu.
Í dag
Mánaðarskýrslan er sett saman í Excel úr tölum úr þremur mismunandi kerfum.
Gæti orðið
Skýrslan uppfærist sjálf og er tilbúin þegar þú þarft á henni að halda.
Það sem við þurfum frá þér: Sýna okkur skýrsluna eins og hún lítur út í dag.
Í dag
Sömu spurningarnar berast aftur og aftur í tölvupósti og taka tíma frá öðru.
Gæti orðið
Fyrirspurnir eru flokkaðar sjálfkrafa og svardrög bíða tilbúin fyrir starfsmann að fara yfir.
Það sem við þurfum frá þér: Nokkur dæmi um algengar fyrirspurnir og svörin við þeim.
Í dag
Þegar nýr starfsmaður byrjar eru aðgangar, samningar og gátlistar unnir handvirkt.
Gæti orðið
Eitt form ræsir allt ferlið og ekkert gleymist á leiðinni.
Það sem við þurfum frá þér: Gátlistinn sem þið notið í dag — jafnvel þótt hann sé á blaði.
Algengasti upphafspunkturinn
Í mörgum fyrirtækjum hvílir mikilvæg vinna á einu flóknu töflureiknisskjali eða handvirkri rútínu sem aðeins ein manneskja þekkir til hlítar. Segðu okkur hvað skjalið gerir — við segjum þér hvað gæti komið í staðinn.
Það er eðlilegt — hver rekstur er ólíkur. Lýstu því bara með þínum eigin orðum og við segjum þér hreinskilnislega hvort og hvernig hægt er að leysa það.
Lýsa mínu vandamáliDæmin lýsa algengum verkefnum og eru ekki loforð um tiltekinn árangur. Við skoðum hvert fyrirtæki sérstaklega áður en lausn er valin.
Hvað kostar handavinnan?
Hugsaðu um eitt verk sem er unnið aftur og aftur — innslátt, afritun, skýrslugerð eða eftirfylgni. Veldu dæmi eða sláðu inn ykkar eigin tölur og sjáðu hvað verkið kostar á ári.
Laun auk launatengdra gjalda. Upphafsgildið er aðeins dæmi — settu inn ykkar tölu.
Að frádregnu sumarfríi og frídögum. Breyttu ef þörf krefur.
Áætlaður árskostnaður verksins í dag
Sýnidæmi — breyttu tölunum til vinstriÚtreikningurinn er einfaldur margfeldisreikningur út frá tölunum í reitunum og sýnir hvað verkið kostar í dag — ekki loforð um sparnað. Raunverulegan ávinning metum við saman eftir að hafa skoðað ferlið. Tölurnar vistast hvergi nema þú veljir að senda þær.
Þjónusta og lausnir
Sjálfa er hvorki hefðbundin vefstofa né tækniráðgjöf sem skilar bara skýrslum. Við sameinum rekstrarskilning og hugbúnaðargerð til að skila lausnum sem virka í daglegum rekstri.
Eitt samtal, heildstæð nálgun
Stundum er besta lausnin lítil tenging á milli tveggja núverandi kerfa. Stundum borgar sig að segja upp dýru áskriftarkerfi og smíða einfalt innra verkfæri. Við ráðleggjum það sem skilar mestum ávinningi fyrir þinn rekstur.
Endurtekna skrifstofuvinnu, handvirka gagnavinnslu og tafir á milli verkþátta.
Við tökum reglulega, fyrirsjáanlega vinnuliði — eins og skjalavinnslu, stöðuuppfærslur, reikningsdrög og áminningar — og látum kerfin sjá um þá sjálfkrafa.
Tvöfaldan innslátt og ósamræmi á milli bókhalds, sölu, vefverslunar og rekstrarkerfa.
Við tengjum saman hugbúnaðinn sem þú notar nú þegar þannig að upplýsingar um viðskiptavini, vörur, tíma og fjármál flæði örugglega á milli án handavinnu.
Takmarkanir tilbúinna kerfa og viðkvæm Excel-skjöl sem halda utan um kjarnastarfsemi.
Þegar tilbúinn hugbúnaður passar ekki við vinnulagið — eða kostar of mikið á hvern notanda — smíðum við hraðvirk, skýr innri vefkerfi og viðskiptalausnir sniðnar að þínum þörfum.
Tímafrekan lestur, flokkun og úrvinnslu á óskipulögðum tölvupóstum, skjölum og gögnum.
Við innleiðum gervigreind þar sem hún skapar raunverulegt, mælanlegt hagræði — án tískuslaga. Áherslan er á áreiðanleika, gagnaleynd og að starfsfólk haldi alltaf lokaákvörðuninni.
Óþarfa hugbúnaðarkostnað, flókna vinnuferla og óvissu um hvar tæknin getur hjálpað.
Við förum yfir núverandi hugbúnaðarumhverfi og vinnulag, finnum hvar verið er að borga fyrir óþarfa áskriftir og leggjum fram skýra áætlun um einföldun.
Hvernig við vinnum
Við drögum viðskiptavini ekki inn í langa og óljósa ráðgjafarferla. Markmiðið er að skilja reksturinn hratt, finna hvar skórinn kreppir og skila lausn sem nýtist strax.
Skiljum hvernig fyrirtækið vinnur í raun og veru í dag.
Við förum yfir núverandi vinnulag með þér, skoðum hvaða kerfi eru í notkun og hvernig upplýsingar berast á milli manna og deilda.
Greinum flöskuhálsa, óþarfa kostnað og tímaþjófa.
Við bendum á hvar handavinna tefst, hvar villuhætta er mest og hvaða breytingar skila mestu hagræði miðað við fyrirhöfn.
Veljum einföldustu og hagkvæmustu leiðina að markmiðinu.
Hvort sem rétta skrefið er samþætting, sjálfvirknivæðing eða sérsmíði leggjum við fram skýra tillögu með föstu umfangi áður en smíði hefst.
Smíðum, tengjum og prófum án þess að trufla daglegan rekstur.
Við útfærum lausnina í áföngum, prófum hana gegn raungögnum og tryggjum að hún falli eðlilega að vinnulagi starfsfólks.
Fylgjum innleiðingunni eftir og metum raunverulegan ávinning.
Við göngum úr skugga um að lausnin skili þeim tímasparnaði og yfirsýn sem stefnt var að og styðjum við áframhaldandi þróun.
Hlutverk þitt er einfaldlega að lýsa því hvernig vinnan fer fram í dag og hvað veldur óþægindum. Við sjáum um tæknilegu greininguna og útfærsluna.
Veldu dæmigert ferli hér að neðan eða settu saman þitt eigið. Merktu við þau skref þar sem handavinna, biðtími eða ótengd kerfi tefja vinnuna — og sendu ferlið beint í samtal við okkur.
Smelltu á hvaða skref sem er í keðjunni til að breyta heiti, kerfi eða merkja hvar tími tapast.
FLOW-CANVASVerklýsingar og sýnidæmi
Hvert verkefni byrjar á raunverulegum flöskuhálsi. Hér eru dæmi um hvernig við byggjum upp samþættingar, sjálfvirkni og sérsmíðuð kerfi til að leysa algengar áskoranir í íslenskum fyrirtækjum.
Dæmin hér að neðan eru sýnidæmi um dæmigerð viðfangsefni og tæknilega nálgun Sjálfu. Við birtum aldrei nöfn viðskiptavina eða rekstrartölur án formlegs samþykkis.
Pantanir berast í gegnum vefverslun, tölvupóst og síma. Starfsfólk slær sömu upplýsingar handvirkt inn í birgðakerfi og bókhald, sem veldur töfum á álagstímum og hættu á innsláttarvillum í vörunúmerum.
Sjálfvirk móttökugátt sem les inn pantanir úr öllum leiðum, sannreynir vörunúmer og viðskiptamannakjör, stofnar drög að reikningi í bókhaldskerfi og sendir tiltektarlista beint í vöruhús.
Tvöfaldur innsláttur hverfur úr daglegu vinnuferli, afgreiðslutími pantana styttist og starfsfólk getur einbeitt sér að þjónustu og undantekningartilvikum.
Pöntun berst
Vefverslun, PDF eða tölvupóstur
Gagnalestur & sannprófun
Vörunúmer og kjör samkeyrð
Bókhald & birgðir
Reikningur og tiltekt stofnast sjálfkrafa
Fyrirtækið greiðir háar mánaðarlegar upphæðir fyrir erlent verkefnastjórnunarkerfi á hvern starfsmann, en notar aðeins brot af eiginleikunum. Á sama tíma fer raunveruleg tímaskráning og efnisnotkun fram í lausum Excel-skjölum.
Létt, sérsmíðað innra vefkerfi sniðið nákvæmlega að vinnulagi starfsmanna á vettvangi. Starfsmenn skrá tíma, efni og ljósmyndir í síma á nokkrum sekúndum og gögnin flæða beint í reikningsgerð.
Óþarfa mánaðaráskriftum er sagt upp, yfirlit yfir stöðu verka verður rauntímatengt og ekkert útselt efni eða vinnustundir gleymast við reikningsgerð.
Skráning á vettvangi
Einfalt símaviðmót fyrir starfsmenn
Miðlægt verkefnayfirlit
Tímar, efni og staða í rauntíma
Uppgjör & reikningur
Tilbúið til útsendingar án handavinnu
Sameiginlegt pósthólf tekur við hundruðum erinda, reikninga og umsókna í hverri viku. Starfsfólk eyðir dýrmætum tíma í að opna viðhengi, flokka erindi á rétta aðila og afrita upplýsingar úr PDF-skjölum.
Gagnleg gervigreindargreining sem les innkomin skjöl og erindi, dregur út lykilupplýsingar á skipulagt form, stingur upp á bókhaldslykli eða svörum og sendir beint á réttan ábyrgðaraðila til samþykktar.
Svartími viðskiptavina styttist, bókhalds- og skjalavinnsla verður samræmdari og starfsfólk heldur fullri stjórn með skýru samþykktarferli.
Innkomin erindi & PDF
Pósthólf og skjalaskil
Greining & flokkun
Lykilgögn dregin út og flokkuð
Samþykkt & bókun
Starfsmaður yfirfer og staðfestir með einum smelli
Tækniumhverfi og samþættingar
Við erum óháð einstökum hugbúnaðarbirgjum. Það þýðir að við mælum með þeirri tækni sem þjónar þínum rekstri best, hvort sem það er að tengja núverandi bókhaldskerfi eða smíða nýja lausn frá grunni.
Tryggir að reikningar, birgðir og bókhaldsfærslur stemmi án tvöfalds innsláttar.
Sjálfvirk reikningsgerð, viðskiptamannasamkeyrsla, birgðauppfærslur og afstemmingar.
Tengir saman sölu, pantanir og þjónustu við daglegan rekstur og afhendingu.
Bein tenging pantana og fyrirspurna inn í framkvæmdakerfi og bókhald.
Burðarvirkið sem keyrir sjálfvirka ferla af öryggi og rekjanleika.
Áreiðanlegar samþættingar með villuvörnum, vöktun og skýrum aðgangsstýringum.
Breytir óskipulögðum skjölum, póstum og texta í hrein, nothæf gögn.
Hagnýt notkun þar sem gervigreind vinnur undirbúningsvinnuna og starfsmaður samþykkir.
* Nöfn hugbúnaðarkerfa hér að neðan eru nefnd sem dæmi um kerfisflokka og forritaskil sem hægt er að samþætta, en fela ekki í sér yfirlýsingu um formlegt samstarf við viðkomandi framleiðendur.
Á mannamáli
Þú þarft aldrei að nota þessi orð í samtali við okkur — en hér er stutt skýring á því sem þau þýða í raun.
Dæmi: Vefverslun sendir nýja pöntun beint inn í bókhaldið.
Dæmi: Tímaskráning starfsmanns verður sjálfkrafa að reikningsdrögum.
Dæmi: Þegar verk er merkt lokið fer staðfesting á viðskiptavin og verkefnastjóra.
Dæmi: Les PDF-reikning frá birgi og fyllir út bókhaldsdrög til samþykktar.
Um Sjálfu
Sjálfa varð til út frá einfaldri staðreynd: Alltof mörg fyrirtæki eyða dýrmætum tíma starfsfólks í vinnu sem tölvur eiga að sjá um.
Þegar fyrirtæki leita sér aðstoðar við tæknimál lenda þau oft á milli tveggja heima: Annars vegar eru hefðbundnar vef- og hugbúnaðarstofur sem vilja smíða stór kerfi frá grunni, og hins vegar söluaðilar sem vilja selja enn eina mánaðaráskriftina.
Nálgun Sjálfu er önnur. Við byrjum á því að skoða hvernig reksturinn gengur fyrir sig í dag. Stundum leysist vandinn með því að láta tvö núverandi kerfi tala saman. Stundum borgar sig að leggja niður flókið Excel-skjal eða dýra áskrift og smíða einfalt verkfæri sem gerir nákvæmlega það sem þarf — og ekkert umfram það.
Við byrjum aldrei á því að ákveða hvaða tækni eigi að nota fyrr en við skiljum vandamálið, kostnaðinn og vinnulagið til hlítar.
Besta lausnin er sú sem starfsfólk skilur strax, treystir í daglegri vinnu og auðvelt er að reka til lengri tíma.
Við rífum ekki niður kerfi sem reynast vel. Ef hægt er að fá meira virði úr núverandi hugbúnaði með betri tengingum gerum við það.
Ef breyting borgar sig ekki fyrir fyrirtækið þitt segjum við þér það hreint út áður en ráðist er í framkvæmdir.
Algengar spurningar
Það er fullkomlega skiljanlegt að vera óviss um hvar eigi að byrja. Hér eru hreinskilin svör við því sem flestir stjórnendur velta fyrir sér.
Já — það er einmitt besti staðurinn til að byrja. Lýstu því sem tefur eða pirrar í daglegum rekstri. Það er okkar hlutverk að greina hvort og hvernig tæknin getur leyst vandann.
Já. Í minni og meðalstórum fyrirtækjum sinna fáir mörgum hlutverkum og hver klukkustund sem losnar skiptir máli. Við byrjum gjarnan á einu afmörkuðu ferli og metum hvort breytingin borgi sig áður en lengra er haldið.
Það ræðst af umfangi og eðli verkefnisins. Eftir fyrsta samtal leggjum við fram skýra tillögu um næstu skref, umfang og kostnað áður en nokkur vinna hefst, svo þú vitir alltaf hvað felst í verkefninu.
Yfirleitt ekki. Við byrjum á að skoða hvort hægt sé að tengja og nýta betur þau kerfi sem þið notið nú þegar. Við mælum aðeins með nýjum verkfærum ef þau skila skýrum rekstrarlegum ávinningi.
Við byrjum á stuttu samtali þar sem þú lýsir því hvernig vinnan fer fram í dag. Ef ákveðið er að halda áfram þurfum við helst aðgang að viðeigandi kerfum og tengilið sem þekkir vinnulagið. Tæknilegu hliðina sjáum við um.
Við notum gervigreind aðeins þar sem hún skilar raunverulegu gagni og veljum útfærslur með gagnaleynd og aðgangsstýringu í huga. Starfsfólk heldur alltaf lokaákvörðuninni — og margar lausnir þurfa alls enga gervigreind.
Þá segjum við það hreint út áður en ráðist er í framkvæmdir. Þegar við smíðum lausnir vinnum við í skýrum áföngum og prófum gegn raungögnum áður en þær eru teknar í daglega notkun.
Við göngum frá skýru samkomulagi um aðgang, eignarhald og hvernig rekstri, vöktun eða viðhaldi skuli háttað áður en smíði hefst, þannig að engin óvissa sé um framhaldið.
Hafðu samband
Lýstu því hvernig reksturinn gengur fyrir sig í dag, hvaða kerfi þið notið og hvar þér finnst tími eða peningar fara til spillis. Þú þarft ekki að vera með tilbúna tæknilýsingu — við hjálpum þér að greina tækifærin.